Planification de vos processus

Cette fonction peut être utilisée par les utilisateurs ayant le rôle de Collaborateur ou un rôle supérieur.

L’idée de cartographier votre premier processus peut sembler intimidante! Par où commencer? Quel niveau de détail faut-il inclure? Nous disons : commencez par le haut!

• Étape 1 : La plupart des processus peuvent être divisés en 10 à 12 grandes étapes (ou moins!). Commencez par créer votre diagramme principal avec uniquement ces étapes clés et terminez avec votre premier point final. Ajoutez une forme Contexte dans le coin supérieur droit pour fournir des détails sur le processus, son importance, ses liens avec d’autres processus, les résultats attendus, etc.
• Étape 2 : Prenez la première étape de votre diagramme principal et transformez-la en un nouveau diagramme connexe. Naviguez-y, puis répétez le processus en définissant d’abord les grandes étapes nécessaires pour réaliser cette tâche.
• Étape 3 : Continuez ainsi pour chaque étape du processus. Créez des couches de diagrammes reliés, chacun contenant plus de détails, jusqu’à ce que vous ayez tout cartographié.

Quel niveau de détail faut-il inclure?

Pensez à l’audience de vos diagrammes! Cela dépend de l’objectif du diagramme et de son utilisateur. Mettez-vous à la place de la personne qui utilisera les diagrammes afin de déterminer le niveau de détail nécessaire :

• Les nouveaux employés auront besoin d’instructions détaillées étape par étape pour pouvoir exécuter le processus avec peu ou pas d’aide.
• Les employés expérimentés ayant déjà un bon niveau d’expertise technique auront besoin de beaucoup moins de détails.

Qu’en est-il des exceptions très rares?

Il y aura toujours des cas exceptionnels ou des « cas marginaux » qui ne seront pas capturés par les diagrammes. Ne perdez pas de temps à tout documenter! Ajoutez une forme Action avec un libellé comme : « Situation inhabituelle. Consultez un superviseur ou un gestionnaire! ». Vous pourrez toujours revenir documenter ce scénario si celui-ci devient plus fréquent.

Une fois terminé… il faut valider!

Si tous les membres de l’équipe suivent (ou suivront) ce processus, il est judicieux d’organiser une séance de validation avec des membres juniors et seniors de l’équipe. Ces séances sont utiles pour plusieurs raisons :

• Les membres seniors de l’équipe ont peut-être trouvé une façon plus efficace d’exécuter certaines tâches, ou encore des conseils, astuces ou raccourcis qui pourraient être ajoutés aux diagrammes afin que tous les membres de l’équipe en bénéficient.
• Les membres plus juniors pourront repérer rapidement les lacunes ou les renseignements manquants dans les diagrammes, et souligner les zones nécessitant des précisions supplémentaires du point de vue d’un nouvel employé.
• Ces séances offrent aussi à l’équipe l’occasion de s’entendre sur la meilleure pratique à adopter. Permettre à tous les membres de participer à cette décision favorise l’uniformité et l’utilisation d’une version commune du processus.