Organiser votre contenu

Cette fonction peut être utilisée par les utilisateurs ayant le rôle de Collaborateur ou un rôle supérieur.

Gardez vos diagrammes clairs et faciles à lire

Un diagramme désordonné, trop chargé ou contenant trop de détails peut désorienter les utilisateurs, ce qui augmente le temps nécessaire pour trouver l’information recherchée. Suivez les règles et conventions ci-dessous pour garder vos diagrammes simples et lisibles.

Y a-t-il une taille maximale pour un diagramme?

Oui. Pour des raisons de sécurité et de performance, Procedureflow limite la taille maximale d’un diagramme. L’éditeur vous avertira si vous vous en approchez.

Performance

Chaque fois qu’un diagramme est enregistré, ses données sont traitées. Plus il est volumineux, plus cela prend de temps. Pour assurer une expérience utilisateur optimale, veillez à ce que vos pages s’enregistrent et se chargent rapidement.

Notre recommandation

Gardez vos diagrammes à une taille raisonnable en les divisant en plusieurs diagrammes liés, comme décrit ci-dessous.

Utilisez la colonne vertébrale

Utilisez des diagrammes connexes

Évitez la surcharge d’information en fournissant aux utilisateurs UNIQUEMENT ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Déplacez les 20 % d’exceptions et leurs instructions dans des diagrammes connexes pour garder vos diagrammes clairs et épurés. Cela permet aussi aux utilisateurs plus expérimentés d’ignorer ces diagrammes pour les tâches qu’ils maîtrisent déjà, tout en conservant des instructions détaillées pour les nouveaux utilisateurs qui en ont besoin.

Si, lors de la conception d’un diagramme, vous arrivez à une étape que vous savez déjà devoir développer en un diagramme connexe avec beaucoup d’étapes et de détails, créez ce diagramme tout de suite comme espace réservé. Vous pourrez le concevoir immédiatement ou y revenir plus tard.

Si votre diagramme atteint plus de 15 à 20 formes, retournez en arrière et voyez ce qui pourrait être regroupé dans un nouveau diagramme.

Conseil : Lorsque vous créez des diagrammes, portez attention aux titres que vous leur donnez. Dans Procedureflow, la recherche priorise les diagrammes dont le titre contient les mots-clés saisis.

Voir : Créer un diagramme connexe à partir d’un diagramme existant

Lier à un site externe ou à un autre diagramme

Procedureflow vous permet d’insérer des hyperliens vers des sites Web externes, des documents sur SharePoint ou MS Teams, ou vers d’autres diagrammes. Pour des raisons de sécurité, il n’est pas possible de créer des liens vers des documents stockés sur un lecteur partagé.

Les liens vers d’autres diagrammes sont utiles pour référer à des processus génériques comme Créer une demande de service ou Clore l’appel, qui peuvent être utilisés à plusieurs reprises dans les diagrammes. Si vous devez fournir des informations spécifiques en plus du lien, vous pouvez créer le lien vers le diagramme générique avec le texte de votre choix, et inclure une liste à puces contenant les informations à transmettre selon la situation de l’utilisateur.

See Lien vers d'autres diagrammes ou sites Web externes

Inclure les exceptions dans le diagramme

Il peut être difficile de savoir comment et où intégrer les exceptions dans un processus.

Une des erreurs les plus fréquentes consiste à utiliser des puces pour lister les exceptions à l’extérieur du diagramme, où elles risquent facilement d’être ignorées, comme le montre le diagramme à gauche ci-dessous.

Toutes les étapes du processus devraient être intégrées directement dans le diagramme. Le diagramme à droite présente la même procédure, retravaillée pour inclure les points d’exception de la boîte « N’oubliez pas » dans le déroulement même du processus.

Aucune forme orpheline

Chaque diagramme doit se terminer : par un point final, un « Revenir en arrière et continuer » ou une flèche qui ramène à l’enchaînement principal. Si une forme orpheline se trouve à la fin d’un diagramme, les utilisateurs ne sauront pas quoi faire ensuite ni où aller.