Sauvegardes hors ligne

Les sauvegardes hors ligne nécessitent un forfait tarifaire approprié et sont réservées aux administrateurs de l’organisation et aux administrateurs de point d’entrée.

La fonctionnalité de sauvegarde hors ligne permet aux organisations de s’assurer que les processus dans Procedureflow sont accessibles aux employés 24/7/365. Chaque point d’entrée (groupe de diagrammes) peut être exporté dans un seul fichier HTML en lecture seule, entièrement navigable par les utilisateurs finaux (voyez un exemple ici : https://procedureflow.com/rubikscube). Ce fichier HTML peut être stocké sur un réseau local (ou un autre support de stockage) pour garantir l’accès aux diagrammes même en cas de panne Internet.

Les processus évoluent avec le temps. Il est donc essentiel de mettre en place un processus approprié pour garantir un accès continu à la version la plus récente de vos diagrammes. Suivez les étapes ci-dessous pour mettre en œuvre une stratégie de sauvegarde hors ligne efficace, accompagnée d’un processus clair et d’une attribution de responsabilités.

1. Vérifier si la sauvegarde hors ligne est activée

Pour tester si la sauvegarde hors ligne est activée pour votre organisation, vous devez collaborer avec une personne disposant des droits d’administrateur de l’organisation. Une fois connecté avec ce niveau d’accès, cliquez sur Administration > Points d’entrée > [sélectionnez un point d’entrée]. Dans la section Gérer à gauche, si l’option Sauvegarde hors ligne est affichée, la fonctionnalité est activée pour votre organisation. Si vous ne voyez pas cette option, contactez help@procedureflow.com et nous vous aiderons.

2. Désigner un responsable pour le processus de sauvegarde

Choisissez une personne dans votre organisation qui sera responsable du processus de sauvegarde. Elle devra exécuter les sauvegardes régulièrement et les stocker à un emplacement accessible aux bonnes personnes. Prévoyez un plan de relève si cette personne quitte son poste, ainsi qu’un remplaçant en cas d’absence.

3. Choisir une fréquence de sauvegarde

Les fichiers de sauvegarde hors ligne sont en lecture seule. Il s’agit d’une capture instantanée des processus au moment de la sauvegarde. Si vos processus changent, une nouvelle sauvegarde devra être générée. La fréquence recommandée dépend du rythme des changements dans votre organisation. Pour un centre d’appels entrant standard, une sauvegarde mensuelle est suggérée au minimum. Certains pourraient préférer une fréquence plus élevée en période de changements fréquents.

4. Choisir un emplacement de sauvegarde

In the event of an emergency requiring the use of the offline backup, the HTML file must be accessible by employees. En cas d’urgence nécessitant l’utilisation d’une sauvegarde hors ligne, le fichier HTML doit être accessible aux employés. Le scénario le plus courant est une panne d’Internet (empêchant l’accès à https://app.procedureflow.com). Si l’accès à l’intranet local est encore possible, un bon emplacement pour la sauvegarde HTML serait un répertoire de fichiers local (ex. : x:\BackupFiles\ProcedureFlow ), ou une application de stockage de fichiers de confiance. Travaillez avec votre équipe TI pour déterminer la meilleure solution de stockage hors ligne dans le cadre de votre plan de reprise après sinistre.

5. Créer une équipe et un processus de contingence

Une fois que le fichier HTML a été stocké, vous devez former une équipe responsable d’orienter les utilisateurs vers ce fichier en cas d’urgence. Cette équipe communiquera avec les employés pour leur indiquer l’emplacement du fichier et comment y accéder. Elle les redirigera ensuite vers https://app.procedureflow.com lorsque la situation sera résolue.

Souvent, les équipes TI sont sollicitées lorsque l’accès à Procedureflow est perdu. Pour améliorer cette collaboration, il peut être utile de créer un document de sauvegarde hors ligne destiné à l’équipe TI expliquant ce qu’est Procedureflow, en quoi consiste la sauvegarde hors ligne, où elle est stockée et qui sont les contacts clés. Exemples de documents :

Effectuer une sauvegarde hors ligne

Cette fonction peut être effectuée par un administrateur de l’organisation ou un administrateur de point d’entrée.

Cliquez sur Administration, puis sur Points d’entrée.
Sélectionnez le point d’entrée à sauvegarder.
Cliquez sur Sauvegarde hors ligne dans le menu de gauche, puis cliquez sur Créer une sauvegarde hors ligne.
Un courriel vous sera envoyé avec un lien pour télécharger un fichier ZIP. Téléchargez-le, ouvrez-le et extraites le fichier HTML, puis enregistrez-le dans un emplacement centralisé.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque point d’entrée à sauvegarder.

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